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KPMG

Effizienzgewinne von 30 bis 40 % – ein perfekt abgestimmtes, eigenes Arbeitstool macht es möglich

Herausforderung

Vom Wunsch getrieben, Effektivität und Effizienz der Mitarbeitenden zu steigern, stellen viele Unternehmen die Frage: Wie lassen sich komplexe Arbeitsprozesse, Datenmengen und kollaborative Zusammenarbeit digitalisieren und kollaborativ bearbeiten?


KPMG entwickelte die Idee eines eigenen internen Arbeitstools zum Erstellen von Berichten im Bereich Deal Advisory. Smarte Workflows, künstliche Intelligenz und Machine-Learning-Prozesse sollten die Nutzer:innen bei Abläufen unterstützen, die bisher sehr zeitintensiv und aufwendig waren. Dabei ging es um das Strukturieren und Auswerten großer, komplexer Datenmengen, sowie das Verfassen schriftlicher Berichte. Das Tool sollte es Mitarbeiter:innen auf der ganzen Welt ermöglichen, gemeinsam und zeitgleich an den Berichten zu arbeiten. Daher waren auch Funktionen zum Projektmanagement und kollaborativen Arbeiten gefragt. Das KPMG-Team trat mit dem Wunsch an uns heran, diese Anforderungen zu strukturieren, die Komplexität greifbar zu machen und ein tragfähiges Nutzungskonzept zu erarbeiten.

Ergebnis

Das entstandene Unternehmens-Tool “Cosmos” ist ein perfekt auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen bei KPMG abgestimmtes Arbeitswerkzeug. Es unterstützt die Nutzer:innen, indem es vorausschauend Aufgaben übernimmt und kontextbezogen Unterstützung anbietet. Es stellt komplizierte Arbeitsabläufe auf intelligente und einfache Weise dar, ohne wichtige Informationen wegzulassen. Das Tool ist personalisiert, indem Features auf die Rolle des jeweiligen Nutzenden und die aktuellen Aufgaben zugeschnitten sind. Ein modernes Design, gute Performance und das effizientere Arbeiten, machen die Bedienung zu einem freudvollen Erlebnis.

Leistungen

Workshops
Value Proposition
Scope Sessions
User Needs Map
Interaktionskonzepte
UX Produktion
UI Design
Design System
Prototyping
Usability Tests
UI Spezifikation
User Stories
Implementierungssupport
Befragung
B2B
Enterprise UX
Accessibility

Time Frame

2018 - 2020

"Nachdem wir im Vorfeld zwei Agenturen ausprobiert hatten, haben wir mit coeno endlich den richtigen Partner gefunden. Die Spezialisierung auf User Experience und Interface Design sowie das damit verbundene tiefe Wissen, wie man Software nutzerzentriert gestaltet, führten unser Projekt zum Erfolg. Der internationale Rollout des MVP nach zwei Jahren intensiver Arbeit liegt hinter uns. Es zeichnet sich ein Effizienzgewinn durch das Tool von 30 bis 40 % ab."

Lars-Martin Jung, Global Project Lead & Director

Einarbeitung in ein komplexes Aufgabenfeld

Zunächst analysierten wir gemeinsam mit dem KPMG Team die bisherigen Arbeitsabläufe und Tools, die sie für das Erstellen von Berichten nutzten. Durch Gespräche mit KPMG Mitarbeiter:innen lernten wir deren verschiedenen Rollen und ihre spezifischen Aufgaben kennen. Immer wieder stolperten wir über weitere Anforderungen, die das Thema noch komplexer machten. Erst als wir uns komplett eingearbeitet hatten und genau wussten, welche Hürden und Probleme beim Erstellen der Berichte auftraten, widmeten wir uns der Lösungsfindung.

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Ideenfindung auf der grünen Wiese

In dieser Phase war es KPMG besonders wichtig, dass wir uns auf die User Experience des Tools konzentrieren. Wir sollten eine Vision frei von technischen Restriktionen konzipieren und designen. Diesen Freiraum nutzten wir, um in mehreren Kreativworkshops aufwendige Ideen zu entwickeln, die Nutzer:innen optimal bei ihren Arbeitsprozessen unterstützen. Über mehrere Monate hinweg widmeten wir uns in neun Arbeitspaketen den verschiedenen Bereichen des Tools. Dabei erarbeiteten wir Konzept und Design iterativ in enger Abstimmung mit dem KPMG Team. Außerdem führten wir regelmäßig Tests von Zwischenergebnissen mit Nutzer:innen außerhalb des Projektteams durch.

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Schritte zur Umsetzung

Während wir an Konzept und Design schraubten, hatte KPMG einen technischen Entwickler an Bord geholt. Nun galt es diesen abzuholen und gemeinsam aus der Vision ein machbares, sinnvolles und wertstiftendes MVP zu bestimmen. In jeweils dreiwöchigen Sprints konzipierten wir den jeweiligen MVP-Umfang, schrieben User Stories und eine UI Spezifikation nach Atomic Design. Außerdem designten wir alle dazugehörigen Ansichten und Elemente. Das strukturierte Vorgehen in Sprints half uns den Überblick über die laufende Umsetzung zu behalten und alle Arbeitspakete rechtzeitig abzugeben.

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Interne Herausforderungen

Unser bisher größtes Projekt stellte uns auch intern vor Herausforderungen. Da mehrere Entwicklerteams gleichzeitig an der Umsetzung saßen, war bei unserer Ausarbeitung Tempo gefragt. Daher arbeiteten wir zeitweise in mehreren Teams und an mehreren Sprints gleichzeitig. Wir kümmerten uns um eine regelmäßige Abstimmung zwischen allen Beteiligten, um die Konsistenz von Funktionen und Design zu bewahren. Dafür war ein strukturiertes Projektmanagement und das Synchronisieren in täglichen Meetings essenziell. Außerdem half es uns, dass alle Projektbeteiligten gut eingearbeitet waren, sodass sie andere Sprintteams unterstützen konnten, die Ergebnisse rechtzeitig fertigzustellen.

Wir sind sehr stolz, dass wir an diesem großen Projekt beteiligt waren. Dass bereits das MPV auf einen Effizienzgewinn von 30 bis 40 % hinweist, macht uns umso neugieriger auf die finale Ausarbeitung.



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